Levantamento da V360, empresa que ajuda outras companhias a automatizar o pagamento de fornecedores, mostra que 62,2% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal no sistema, enquanto 22,3% ultrapassam 30 dias.

Ao mesmo tempo, 87% das companhias afirmam ter alto nível de automação fiscal, um contraste que evidencia o que especialistas chamam de “falsa automação”, quando processos são digitais, mas ainda exigem intervenção humana.

Apesar do avanço tecnológico, a adaptação ao novo modelo deve pressionar ainda mais estruturas consideradas pouco eficientes. O dado revela gargalos relevantes justamente no momento em que o país se prepara para mudanças profundas no sistema tributário.

A pesquisa ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas, a maioria com alto volume operacional. Do total de companhias pesquisadas, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais por mês.

Automação parcial e atrasos

Na prática, a automação ainda é incompleta. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais automaticamente, apenas 49% fazem o registro no sistema sem ação manual.

Isso acontece porque o Enterprise Resource Planning (ERP) depende de integrações e validações adicionais para funcionar plenamente no ambiente tributário brasileiro. Traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais, o ERP funciona como uma espécie de “cérebro” das empresas.

“Muitas empresas acreditam que estão automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos”, afirma o presidente-executivo (CEO) da V360, Izaias Miguel. “O documento entra automaticamente, mas ainda precisa de ajustes e conferências antes de seguir no sistema.”

Riscos operacionais

O estudo também aponta falhas na validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas fazem conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com pedidos de compra.

Outras 44% realizam checagens parciais, enquanto 8% ainda operam de forma totalmente manual.

Esse cenário aumenta riscos como pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente em empresas com grande volume de fornecedores.

“O tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro de eficiência. Quando leva semanas, há acúmulo de exceções e retrabalho”, diz Miguel.

Pressão com a reforma

A chegada do novo modelo tributário tende a agravar esse cenário. As empresas terão de adaptar sistemas para operar com regras antigas e novas simultaneamente, além de lidar com tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA dual.

Na avaliação do CEO da V360, o principal desafio não está apenas em entender a reforma, mas em executá-la dentro de estruturas complexas e pouco integradas.

“O estudo mostra fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas faz uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro”, diz Miguel.

Fase de testes

Em 2026, a reforma tributária está em fase de testes, com as empresas cobrando uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão gradualmente extintos, enquanto as alíquotas de CBS e de IBS subirão.

Mesmo com alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas deverão destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as multas por falta da discriminação dos dois novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês seguinte à regulamentação da CBS e do IBS.

Segundo Miguel, nesse cenário, a automação deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a ser estratégica.

“Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar mais custos, erros e dificuldades de adaptação”, diz.